Du chaos au contrôle chez Tiger's World

Tiger's World à Vienne est une destination favorite des enfants et des familles depuis sept ans. Avec ses trampolines, ses zones ninja, ses murs d’escalade et ses espaces de jeux souples, le centre indoor s’adresse principalement aux enfants de 4 à 12 ans. Mais malgré sa popularité, la direction faisait face à des défis croissants en matière d’exploitation et de service client à mesure que le nombre de visiteurs augmentait.

Jusqu’à récemment, le centre s’appuyait sur un système de réservation basique combiné à un modèle d’enregistrement avec portique et bracelet. Ce système était inefficace et entraînait des pertes de revenus importantes — jusqu’à 20 à 30 % certains jours — puisque les clients payaient après leur visite et que certains entraient sans payer.

« Je passais 8 à 10 heures par semaine rien qu’à gérer les réservations d’anniversaires. »

Les fêtes d’anniversaire ajoutaient une couche supplémentaire de complexité. Bien que les entrées générales puissent être réservées en ligne, toute l’organisation des fêtes devait être coordonnée manuellement. Le personnel devait gérer des feuilles de calcul, traiter de nombreux e-mails et appels téléphoniques, et confirmer directement chaque détail de réservation avec les clients. Selon Hemma, responsable du site, elle passait 8 à 10 heures par semaine rien qu’à gérer les réservations d’anniversaires.

Reconnaissant la nécessité d’une meilleure solution, Tiger's World a commencé à évaluer le marché à la recherche d’alternatives plus avancées et axées sur le numérique. Sur recommandation de Martin chez HPS — un fournisseur leader de concepts de jeux — l’équipe a été mise en relation avec Funbutler. La mise en œuvre a été rapide et simple. Tiger's World a remplacé son ancien système de portique et utilise désormais Funbutler avec une configuration de caisse (POS) intégrée, permettant aux clients de payer à l’avance et de s’enregistrer sans avoir besoin de bracelets ni d’intervention du personnel.

Mise en œuvre et expérience client

Comment s’est déroulé le processus d’intégration ?

Très bien. L’équipe Funbutler nous a accompagnés tout au long du processus. Funbutler propose une caisse (POS) intégrée, donc désormais les réservations et les paiements se font dans un seul flux — automatiquement. Plus de portiques, plus de bracelets — et pourtant, nos taux de pertes ont chuté de façon spectaculaire.

Mais le plus grand changement concerne la manière dont nos clients interagissent avec nous. Ils peuvent désormais tout réserver et gérer en ligne, modifier eux-mêmes le nombre d’invités, les choix de nourriture et les horaires, envoyer des invitations numériques en un clic et choisir facilement des formules incluant plusieurs activités et ressources.

Et ce que nous apprécions particulièrement, c’est la façon dont les experts digitaux de Funbutler travaillent en étroite collaboration avec nous — non seulement en nous accompagnant, mais aussi en nous poussant à nous améliorer et à nous optimiser en continu. On a l’impression qu’ils font partie de notre équipe.

Résultats : contrôle renforcé, clients plus satisfaits, plus de revenus

Nous avons constaté d’énormes améliorations : une hausse de 20 % des réservations de fêtes d’anniversaire, une augmentation de 25 % des ventes additionnelles comme la restauration et les surclassements d’activités, 50 à 60 % d’administration manuelle en moins, et une forte réduction des pertes même sans portiques.

Je gagne 8 à 10 heures chaque semaine, ce qui me permet de me concentrer sur le développement de l’équipe, la planification et l’amélioration de nos opérations. Environ 70 à 80 % de nos retours sont positifs. Les parents apprécient tout particulièrement les invitations numériques et la possibilité de modifier leurs réservations sans avoir à nous appeler.

L’équipe de Tiger's World continue d’explorer davantage de fonctionnalités dans Funbutler, notamment le marketing automatisé via le CRM, les programmes de fidélité et des offres multi-activités renforcées. Le résultat est une exploitation plus légère, plus intelligente et davantage centrée sur les clients.